以前は、何か調べたいことがあればすぐにGoogle検索を使っていました。例えば、「インボイス制度」について知りたい場合、検索窓にキーワードを入れて、関連する情報を探す、といった具合です。これは、1対1の質問に対する答えを探す、情報収集の行為でした。
しかし、AIを使うようになってから、その考え方に変化がありました。AIは、単なる情報検索のツールではなく、もっと複雑なタスクや自動化に応用できることに気づいたのです。特に、私の仕事（営業や経理）でAIを活用する上で、単なる検索では解決できない問題に直面しました。
目次
検索エンジンとAIの違い
仕事におけるAIの具体的な活用例
私がAIを導入した具体的な業務は、リマインドメールの自動化です。
- 課題： 顧客との訪問や打ち合わせの予定はGoogleカレンダーで管理していますが、うっかりリマインドメールを送り忘れてしまうことがあります。また、相手が多忙で返信し忘れている可能性もあります。
- AIによる解決策： 私はGoogle App ScriptでGoogleのAIであるGeminiにコーディングを質問しながら、リマインドメールの自動作成・送信システムを構築しました。
- プロセスの詳細：
- カレンダーの監視： Googleカレンダーを定期的にチェックし、翌日の予定を確認します。
- キーワードの特定： 予定に「訪問」や「面談」といった特定のキーワードが含まれているかを確認します。
- メールの自動生成と手動送信： キーワードが検出された場合、自動的にリマインドメールの文面を生成します。このメールには、「明日もよろしくお願いします」「返信不要です」といった定型文を含めています。最初は自動で送信しようとしましたが、人によっては修正したり追記したりとしたくなったので、自分のメールに文面を日に1回送信してもらい、編集して自分で送るようにしました。
- 効果： このシステムにより、私はリマインドメールを送り忘れる心配がなくなり、相手にとっても丁寧な対応が可能になりました。また、自分自身も前日に予定を確認するきっかけとなり、仕事の精度が向上しました。
AI活用の課題：問いかけの難しさ
AIは非常に便利ですが、活用する上での難しさも感じています。それは、「質問が曖昧だと適切な回答が得られない」という点です。
例えば、単純な検索であれば「インボイス制度とは？」と聞けば答えが返ってきます。しかし、AIに「自動化したい」と漠然と伝えても、私が具体的に何を求めているのかがAIには分かりません。
- AI活用のプロセス： 自分が何をしたいのか、どのような課題があるのかをまず整理し、その上でAIに具体的な指示（プロンプト）を与える必要があります。この指示を正確に伝えるために、何度も試行錯誤を繰り返し、AIからの回答を元に修正していく過程があります。
- 認知的な負荷： この過程は、従来の検索のようにすぐに答えが見つかるわけではなく、むしろ頭を使います。私はAIを導入したことで、かえって頭を使っている感覚があります。これは、AIが「思考の補助」をしているというよりも、システム設計や業務改善の思考プロセスをAIが手伝ってくれるという感覚に近いのかもしれません。より深く正確に自分の行動や思考を定義することが必要です。
まとめ
AIを使うことは、単に手間を省くだけでなく、自分の仕事に対するアプローチや考え方を根本から見直すきっかけになります。AIに指示を出すことは、自分の業務フローを明確化し、改善点を見つける機会にもなります。
「1日1AI」という取り組みは、私がAIと向き合い、仕事の質を高めるための試みです。今後もこの経験を活かし、より効果的なAIの使い方を探求していきたいと思います。
｛編集後記｝
昨日の
- トレーニング：オフ
- 夕飯：鮭とキャベツチーズ
- 昼飯：ロコモコ丼
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