フロー
すでに、顧問先を決算月・申告月を管理したEXCELがあります。現状はこれを私が見ながら、期首に連絡しています。
これを、ZapierかPADで顧問先を管理するEXCELから、当月が決算月の顧問先を抽出し、リンクされたGoogleChatのグループに定型文を送信することを当月の月初に自動で行いたいです。
AIに問い
どちらが向いていますか。また、無料で完結しそうですか。
回答：以下Gemini2.5Pro
| 比較項目 | Zapier | Power Automate Desktop (PAD) | おすすめ |
|---|---|---|---|
| 使いやすさ | ◎ 非常に簡単 | △ やや難しい | Zapier |
| Excelファイルの扱い | △（工夫が必要） | ◎ 得意 | PAD |
| Google Chat連携 | ◎ 標準機能で簡単 | × 非常に難しい | Zapier |
| 自動実行（月初） | ◎ 標準機能で簡単 | △（工夫が必要） | Zapier |
| 無料で完結できるか | ○ 可能性が高い | △ 可能だがハードルが高い | Zapier |
| PCの起動 | 不要（クラウドで動作） | 必要（自分のPCで動作） | Zapier |
Zapierが向いている理由と具体的な手順
Zapierは、様々なWebサービス（API）同士を連携させるのが得意なツールです。今回の要件である「Google Chatに通知する」という部分との相性が抜群です。
Zapierで実現するための前提条件
- 顧問先管理のExcelファイルを、Googleスプレッドシートに移行する。
- ZapierはローカルのExcelファイルを直接読み込むことができません。Googleドライブ上にあるGoogleスプレッドシートをデータ元にする必要があります。Excelファイルもほぼそのままのレイアウトで移行できます。
無料で実現できる可能性
- はい、十分に可能です。
- Zapierの無料プランでは、月に100タスクまで実行できます。今回の処理は「月に1回、顧問先の数だけ通知する」というものなので、顧問先が数十件程度であれば、十分に無料プランの範囲内に収まります。
- GoogleスプレッドシートやGoogle Chatの連携も、無料プランで利用できます。
Zapierでの設定手順（イメージ）
- トリガー（Trigger）：「月初に実行する」
- Schedule by Zapierという機能を使い、「毎月1日の朝9時」のようにスケジュールを設定します。
- アクション（Action）：「Googleスプレッドシートで今月が決済月の顧問先を探す」
- Google SheetsのLookup Spreadsheet Rows（複数行を検索）アクションを使います。
- 現在の「月」を取得し、スプレッドシートの「決算月」の列と一致する行をすべて検索します。
- アクション（Action）：「見つかった顧問先ごとにGoogle Chatに通知する」
- 検索で見つかった顧問先のデータ（会社名、ChatグループのWebhook URLなど）を一つずつ使って、ループ処理を行います。
- Google ChatのSend Channel Messageアクションを設定します。
- メッセージ本文には、スプレッドシートから取得した「顧問先名」などを埋め込み、定型文を作成します。
- 送信先には、スプレッドシートから取得した「Google ChatのWebhook URL」を指定します。
メリット：
- 設定が直感的でわかりやすい。
- Google Chatとの連携が標準機能として用意されているため、クリック操作だけで設定が完了する。
- クラウド上で完結するため、自分のPCを起動しておく必要がない。
Power Automate Desktop (PAD) の場合
PADは、PC上の操作（クリック、キーボード入力、ファイルの移動など）を自動化するRPAツールです。ローカルのExcelファイルを直接扱えるのが最大の強みです。
無料で実現できる可能性
- はい、可能ですが技術的なハードルが非常に高いです。
- PAD自体はWindowsユーザーであれば無料で利用できます。
- しかし、以下の点で難易度が上がります。
PADで実現する上での課題
- Google Chatへの通知が非常に難しい
- PADには、Google Chatに直接メッセージを送るための標準機能（コネクタ）がありません。
- そのため、「Webサービスを呼び出す（Invoke web service）」というアクションを使って、Google ChatのWebhook URLに対してHTTPリクエストを自分で作成して送信する必要があります。これはJSONというデータ形式の知識が必要で、非エンジニアの方にはかなり難しい作業です。
- 月初の自動実行には工夫が必要
- PADのフローを自動でスケジュール実行するには、本来は有料のクラウド版Power Automateが必要です。
- 無料で実現するには、Windowsに標準で搭載されている「タスクスケジューラ」を使い、「毎月1日にこのPADのフローを実行する」という設定を別途行う必要があります。
- PCを起動しておく必要がある
- PADはご自身のPC上で動作します。そのため、スケジュールした日時にPCの電源がオンになっていて、ログインしている状態でないと実行されません。
メリット：
- ローカルのExcelファイルをそのまま使える。
総合的なおすすめ
以上の理由から、今回の目的を達成するためにはZapierを強くお勧めします。
「ExcelをGoogleスプレッドシートに置き換える」という一手間さえかければ、あとは専門知識がなくてもスムーズに自動化の仕組みを構築でき、運用も楽になります。
まずはZapierの無料アカウントを作成し、GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携させる簡単なテストから試してみてはいかがでしょうか。
解⇒行動
まずはZapierの無料アカウントを作成し、GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携させる簡単なテストから試してみます。
ちなみに、PADを問いに含めたのは現状良く使っているロボット君だからです。しかし、アプリ間の連携を行うものは確かにできるのでしょうがやっていません。
ちょうどいい挑戦としてZapierのアカウント作成をすることにします。
ダッシュボードに入りました。理由わかりませんが一つだけ読めました。
「なにを自動化をしましょうか？」
｛編集後記｝
昨日の
- トレーニング：オフ
- 夕飯：サバの塩焼き
- 昼飯：チーズパン
■相続相談