決算月、申告月であることを自動で月初に顧問先に通知する流れを作りたい（最終回）

2025年7月30日

こんなイメージで毎月月初にメールかChatで送信するつもりで作成していました。

Chatは有料プラン

GoogleChatのwebhook機能は有料プランでした。ひとまず無料でやってみようと考えましたので、メールのみの送信としました。

加えて、Zapierはどうやら複数アプリを渡り歩くと有料でないとできないとのこと。

Googleサービスで完結することことから（Spreadsheet⇒仕事用Gmail⇒顧問先メール）GASを使用することに変更しました。無料で目的を達成できます。

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メールで送る事に

上の図のようなデータをGoogleのSpreadsheetで作成しました。

CCはexam.com,applebanana.jp

というように、カンマを使うことで送り先を足すことが可能です。

テストメールの結果は以下の通り

A社　田中様

いつもお世話になっております。

今月（7月）が貴社の決算月となっております。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

（このメールは自動送信されています）

この自動化の目的

決算であることを事務所と顧問先に知らしめる事ができる。
↑ゆえに、決算申告業務を早めに相互意識付けが出来るので、結果早く申告まで終わりやすい効果期待
例えば決算のみ行うことがある顧問先に自動で連絡を送る事ができる（例：顧問先名+棚卸実施有り　等
CCをつけることで、顧問先の中で複数人に連絡を送り意思疎通を図るキッカケづくり

コード（GPT4.1より）

function notifyClientsByEmail() {
// スプレッドシートの情報
var spreadsheetId = ‘スプレッドシートのIDを入力’; // 例: ‘1AbcDefGhIJklMNopQRsTUVwxyZ0123456789abc’
var sheetName = ‘シート名を入力’; // 例: ‘顧問先リスト’
var sheet = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId).getSheetByName(sheetName);

var data = sheet.getDataRange().getValues();
var thisMonth = (new Date()).getMonth() + 1; // 1～12

// 列番号（0始まり）
var COL_CLIENTNAME = 0; // 顧問先名
var COL_PERSONNAME = 1; // 担当者名
var COL_FISCALMONTH = 2; // 決算月
var COL_EMAIL = 3; // メールアドレス
var COL_CC = 4; // CCメールアドレス

for (var i = 1; i < data.length; i++) { // i=1でヘッダー除外
var row = data[i];
var clientName = row[COL_CLIENTNAME];
var personName = row[COL_PERSONNAME];
var fiscalMonth = Number(row[COL_FISCALMONTH]);
var email = row[COL_EMAIL];
var ccEmail = row[COL_CC];

if (!clientName || fiscalMonth !== thisMonth || !email) continue;

// 担当者名がない場合は「ご担当者様」とする
var toPerson = personName ? personName + '様' : 'ご担当者様';

var subject = '【通知】今月が決算月のお知らせ';
var body =
  clientName + '　' + toPerson + '\n\n' +
  'いつもお世話になっております。\n\n' +
  '今月（' + thisMonth + '月）が貴社の決算月となっております。\n' +
  'ご確認のほど、よろしくお願いいたします。\n\n' +
  '（このメールは自動送信されています）';

// オプション作成
var mailOptions = {
  subject: subject,
  body: body
};

// CCが入力されているときだけ追加
if (ccEmail) {
  mailOptions.cc = ccEmail;
}

MailApp.sendEmail(email, subject, body, mailOptions);

}
}