タスクでいっぱいいっぱいになったときは

目次

やりたいこと、やるべきことがたくさんあっても時間が足りない

YouTube 、ブログ の配信

最近ですと本の直し

アポイントメントの準備や移動、対応

セミナー の準備や実施

時間がいくらあっても足りないような状況の中で ランニング やら ウェイトトレーニングやら運動をしていると

体もいい意味で疲労しているのか 7~8時間と睡眠時間は長くなっています。

起きてる時間も短いという事態です。

何ということなんでしょう 。

どうやってこれらのタスクをこなしていきましょうか。

今日やらなければならないことなのか

毎朝はじめにタスク管理を行って、その日のやることをきめます。

このときに重要なことや急がなくてはいけないことを鑑みて、

今日やるべきことを定めます。

現状の自分の優先順位は

1,習慣となっていること(発信、運動、メール返信等)

2,家族時間(朝の家事、朝ごはん、夜の家事、夜ごはん)

3,クライアント対応

4,その他やりたいこと(ゲーム、セミナー資料作成、本関係)

となってます。

昨日は3のクライアント対応で急ぎ対応することができたり

4のその他で本のチェックが明日までに返信が必要だったりで

タスクが過密となってしまいました。

その結果、1の習慣は守りましたが

2の家族時間のうち、夜ごはんが一緒に食べれなかったです。

今、振り返ってもどちらにしても夕ご飯は食べるのだからそのときは家に帰って良かったはず。

余裕が有りませんでした。

アポイントメントを特定の曜日に集約できないか

時間の確保のために用事をずらすことはテクニックのひとつです。

先日は歯のメンテナンスを行う予定でしたが

予定を来週にずらしていただきました。

ずらした先はクライアント対応の前の時間帯に指定できました。

それぞれの場所がとても近いので今後もこのパターンで行こうと考えられました。

何故今までしなかったのだろうと不思議に思うくらいです。

アポイントメントを集約すると移動の時間のカブりが減少するので

他の曜日を有効に活用しやすくなります。

現状の私ですと、火曜日と木曜日がクライアント対応の曜日として

月曜日、水曜日が事務所でデスクワーク又は来て頂く場合かZOOM等テレビ会議はOKな曜日と

設定しています。

金曜日は今日やらなくていいとして先送りになったタスクを実施する曜日等に充てています。

集中力の維持のために

一つ一つのタスクを速く実行するには

集中力の維持が大切ですが

それを妨げる傾向のあるものとして

①宅配便

②電話

が挙げられます。

①の宅配便についてはこちらが注文しているから持ってきて頂いているので

宅配業者の方は全く悪くないのですが

1日に2回、3回と対応していると

荷物を受け取るために生まれてきたような錯覚に陥ります。

それは冗談にしても、実際に手が止まるため集中は途切れます。

私の対応としては、インターホンをメッセージ付きにしており、

「留守にしております。宅配業者の方は宅配ボックスに荷物をお願いします。」

というメッセージが流れるようにしています。

宅配ボックスがいっぱいになりすぎないように宅配ボックスは2つあります。

これで9割方の荷物は手を止めなくて大丈夫なのですが

簡易書留に関しては手渡しになっているので宅配ボックスに入れてくれません。

不在票が入っているので、そのQRコードを読み取って再配達依頼をしたり、

急ぐものは郵便局に取りに行ったりしてます。

②電話に関しては

まず、自分からあまり電話をしないようにしています。

電話をかけると、電話がかかってくる様になるからです。

クライアント対応に関しては基本メールかチャットで実施しています。

私も電話にタイムリーに出れないことが多いですが

クライアントも電話にタイムリー出れないことが多いです。

ドクターであれば診療中に「もしもし」と電話に出ていたら

患者さんはものすごく不満に思いますよね。

同じことをしたくないだけなんです。私は。

文章の方が履歴も残るので言った言わないも生じにくいです。

ただ、一部ご高齢のクライアントの方は電話「しか」利用されない場合があるので

そういった方向けに電話対応は実施しています。

まとめ

タスクにいっぱいいっぱいになってしまった経験から

どうすればタスクをスムーズに実施できるかを考えてみました。

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この記事を書いた人

公認会計士・税理士。独立開業と子育てに奮闘中。仕事もプライベートも時間効率と付加価値を追求しています。更に詳しくはプロフィールへ。

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