仕事の総量を把握する
自分：タスク管理
Excelで朝方、今日やるタスクを決めたのち
時間を測りつつ仕事してます。
そういえば最近、朝いつもより１５分ほど決めた時間より
伸びています。
タスクを見直すか、速くするか
考え中です。
スタッフ：出勤簿の備考
出勤簿の備考欄に何をしたか、どのクライアントをしてもらったか
書いてもらっています。大まかでも大体の経過時間が分かります。
仕事時間を減らせないか考える
その仕事
誰かに渡したい仕事自体の時間が減らせないか考えます。
紙⇒データで会計システムに入れずに
データ⇒データで会計システムに取り込めないか
ITで解決出来ないか考えたりします（マクロ、ソフト）
他の仕事
そうこう模索しているうちに、他の仕事が効率化出来ないかに至ります。
例えば、年１回ある仕事、これを効率化できないだろうか、と。
というのも、毎月ある仕事を効率化することも大事なのですが
年１回ある仕事の効率化が意外と大事になってくる理由は
毎月、あるいは毎日やっていることの業務をその年１業務があるとき
圧迫するからです。
そして年１なので、特段の振り返りをしなければ
そのまままたもう一年同じことを、思い出しながらやります。
当たり前になりすぎて気づきにくいところです。
私も危うく見逃すところでしたので、皆さんもそのような仕事あるのではないでしょうか。
それは自分で出来ないか考える
自分
その他の仕事はだいぶExcelマクロでできるようにはなってきているので
一部スタッフに手を動かしてもらってましたが、来年は自分でやるようにしてみます。
クライアント
その他の仕事でクライアントにお願いする部分もあります。
会計事務所側がやると制約があり、例えば３０分かかるかもしれないことを
クライアント側だと確実に５分で終わるようなものです。
そんなことありますかね、と思われるかもしれませんが状況によってはあります(^_^;)
スタッフ
能力的に適していなければ、研修等でフォローを入れることを考えますが、大体の場合は仕事がオーバーワークになりがちなところが問題になります。
手間で言えばすぐに自分から手放したほうが自分にとっては楽なのですが、そうなるとブーメランのように負の連鎖が始まり返ってくる可能性が高いです。
お互いのために考える自分で考える時間をとりましょう。
渡し方を考える
マニュアル
今回、その他の業務一部をスタッフから
クライアント側に移すにあたりマニュアルをお渡しする予定です。
普段からマニュアル作成も業務の中に組み込んでいるので
元々ある資料をお渡しして、わからないところを聞いてもらうという流れです。
｛編集後記｝元々ある渡したい仕事を渡すのは１１月が良いかもしれません。
どちらも８月決算で１０月申告だったりするので。
■相続相談